Wie man mit dem Verwalten von Kennungen einem Unternehmen so richtig schaden könnte.

In großen Unternehmen hat man eine große Anzahl an Tools. Für verschiedene Projekte gibt es verschiedene Kanban-Boards und Ticketsysteme. Für verschiedene Kundengruppen, unterschiedliche CRM-Anwendungen und dann noch spezial Tools für das jeweilige Produkt. Es ist der Wahnsinn.

Damit nicht jedes einzelne Tool eine eigene Kennungs-Verwaltung hat, gibt es wiederum zentrale Dienste, die eine Kennung für alles anbieten.

Dieses „eines für alles“ ist aber nur ein frommer Wunsch. Ich kenne bei meinem Arbeitgeber mindestens drei solcher Dienste + diverser Insellösungen. Das ist halt so. Sowas wächst einfach historisch vor sich hin.

Eines dieser Zentralen Dienste will sicherstellen, dass der Mitarbeiter die Kennungen auch wirklich benötigt. So kann man maximal 12 Monate Gültigkeit einstellen. Nach 10 Monaten bekommt man dann eine Nachricht, dass die Kennung bald abläuft. Man wird aufgefordert, einen Antrag auf Verlängerung zu stellen. Diese Nachricht wiederholt sich dann wöchentlich. Das hat natürlich Haken:

• Als Verlängerungsdatum kann man maximal 12 Monate ab dem Tag der Verlängerung wählen. Effektiv muss man also alle 10 Monate die Rolle verlängern.
• Ich hab über das System 12 Rollen.
• Ich hab die Schritte gezählt. Es sind 15 Mausklicks bis zum Abschluss des Antrages und Minimum 3 E-Mails (Aufforderung, Bestätigung, dass ein Antrag gestellt wurde, Bestätigung, dass der Antrag genehmigt wurde).
• Es sind auch nochmal 15 Klicks für die Person, die dem Antrag zustimmen muss. Der muss das natürlich alle 10 Monate für jeden Rolleninhaber machen. Es gibt dort Tools, die 1000 und mehr Nutzer haben.
• Irre ist, dass die meisten Kollegen Ihre Rollen immer pauschal verlängern. Häufig wissen die gar nicht, für welches Tool die Rolle ist. Es wird einfach getan, was in der E-Mail steht. Besser gleich machen, als später irgendwas nicht können.

Was für eine Verschwendung von Arbeitszeit, Lohn und Rechenzeit. Und ja, das geht auch besser.

P.S.: Die mitlesenden Kollegen werden sicher wissen, wovon ich spreche. Ich musste das nur mal aus speichern.