Eigentlich ein Klassiker, der immer dann auftritt, wenn User Ihre E-Mails per POP3 an unterschiedlichen Clients abrufen. POP3 ist eine Protokoll zum abrufen von E-Mails das eigentlich nicht dafür gedacht ist, das Mails an mehreren Clients verwaltet werden. POP3 sieht vor, die Mail abzurufen und sie vom Server zu löschen nach dem sie vollständige heruntergeladen wurde.

Die Option (die glaube ich von Microsoft erfunden wurde, mittlerweile aber in allen Clients vorhanden ist) eine Kopie auf den Server zu belassen ist also eine Krücke. Vermutlich aus den Zeiten als nur die wenigsten Provider einen Abruf per IMAP oder Exchange erlaubt haben (oder nur gegen Aufpreis).

Was passiert also beim Abruf der Mails? Der Client ruft die Mail ab, löscht diese vom Server, kopiert Sie aber gleich wieder in das Postfach hinein und merkt sich,in einem Index, das er diese Mail bereits abgerufen hat. Wird die Mail am Client gelöscht, wird beim nächsten Abruf auch die Mail vom Server gelöscht. Wird die Mail am Server gelöscht wird Sie aber nicht am Client gelöscht. Soweit so gut. Jetzt kann es aber zu folgende Fehlern kommen, die Ihre Ursache in den verwendeten Clients haben:

  • Die Mail wird von Client A abgerufen, zeitgleich oder auch Zeitnahe ruft auch Client B die Mail ab und beide Clients legen eine Kopie auf dem Server ab. Beim nächsten Abruf der Mails erkennt Client A die Kopie von Client B als neue Mail ruft diese ab und legt Sie wieder auf dem Server ab. Client B macht das gleiche. Die Mails vermehren sich also ins Unendliche. Vermutlich so lange bis man von allen Clients die Mails gelöscht hat.
  • Die Clients arbeiten sauber. Client A und Client B haben jeweils die E-Mail im Posteingang und auf dem Server liegt auch ein. Client A löscht die Mails. Client B checkt den Eingang merkt das die Mail weg ist, führt aber seinen Index nicht sauber und denkt er hätte die Kopie noch nicht angelegt. Er legt also die Kopie an und das ganze Spiel geht von vorne los.
Das Fehlerbild habe ich auch schon häufiger im Zusammenhang mit E-Mail-Sammeldiensten erlebt die andere Postfächer per POP3 abrufen.
Fazit: Sobald man mehr als eine E-Mail-Programm nutzt (E-Mail Programm kann eine Software auf dem PC, kann aber auch das E-Mail Center also Webmailer oder ein SmartPhone sein) sollte man seine Mails per IMAP oder wenn möglich Exchange abrufen. Diese Protokolle sind genau auf so ein Scenario ausgelegt und verwalten die Mails so viel besser. Nachteil: Auf einem Client gelöschte Mails sind auch sofort auf allen anderen Clients gelöscht, man hat also keine „Sicherung“ der Mails. Aber auch dazu gibt es bereits Tools.

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